総務ソリューション:規程管理システム

規程管理システム

各種規程やマニュアル等の保管文書を一元管理し、改定等に伴う業務の効率化を支援。
機能拡張によりネットワーク上での閲覧も可能です。

規程管理システムについて

企業が取り扱う規程等の文書は、日々増加する一方です。コーポレートガバナンスやコンプライアンスが重視される時代となり、徹底した文書の管理が求められる中、安全かつ適切な管理を手作業で行うためには相当な労力とコストが必要です。
規程管理システムは、各種規程の編集・改定・履歴・廃棄までを迅速かつ容易に実行でき、歴代の版管理はもちろん、新旧対照表の自動作成、ブラウザでの閲覧にも対応した画期的なシステムです。
文書の電子化により業務の効率化・コスト削減に貢献し、厳正かつ適正な規程管理体制の構築を支援します。

規程管理システムでの管理に最適な文書

◆ 金融機関:規程、事務取扱要領、手順書、マニュアル類 等
◆ 企業 (管理・総務系):定款、規程/規則、(品質管理/生産管理):ISO文書、生産/品質管理マニュアル 等
◆ 学校法人:規程、学則、校則 等

管理が大変
文書台帳を手書きで行っているため、ミスが起こる。
版の管理が大変
文書が各営業所に分散している
誤廃棄・行方不明(紛失)が起こる
法定保存文書の年限管理が大変
保管スペースがない
改定時の差替作業が大変。どれが最新か分からなくなっている。
費用がかかる
維持・管理コスト
改定時の印刷コスト
配布・差し替え作業にかかる人的コスト
編集が大変
作業する人によってレイアウトや文言にずれが生じる
手間と時間がかかる
関連文書のチェックを忘れて、整合性が取れなくなっている

規程管理システムの導入メリット

簡単に電子化 承認作業もラクラク

簡単な文書作成 アイコン

作成

複雑な文書スタイル設定が不要!複数の作成者でも統一レイアウトの電子文書が作れます。

・インデントルール統一
・条文追加、削除に伴う条項番号の自動付番
・表記ゆれチェック

実用的な公開機能 アイコン

公開

目的文書をスピーディに表示!実用的な公開機能で管理者を支援します。

・全文検索
・関連規程リンク
・グループ別公開
・タイマー設定で新版を自動公開

効率的に文書改定 アイコン

改定

効率的に素早く、正確に文書改定が行える機能が豊富!
改定箇所の確認や承認の簡素化も可能です。

・全文検索
・全文置換
・履歴管理
・関連規程チェック

権限設定で安心・安全

安心・安全 アイコン

使用者ごとのID・パスワード設定はもちろん、作業内容や部署ごとでの権限設定が可能です。

閲覧側では「閲覧のみ」の権限設定により誤操作による不必要な改定を防ぎ、管理側では、グループ別公開機能による組織内での情報制限や、登録済み文書の誤廃棄・紛失を防止するチェック機能が備わっています。

本稼動までの立ち上げが早い

早期稼働開始 アイコン

導入から本稼動までの立ち上げが早く、最短3ヶ月で運用を開始いただけます。

※本稼働までの期間は、管理文書点数により異なります。

低コストで導入 ペーパーレスでランニングコストも削減

低コスト アイコン

印刷物ではなくWebブラウザにて作成・管理・閲覧が行え、ペーパーレスにも貢献します。
社内印刷や配布、差し替え作業にかかる手間と時間をカット。社外にて印刷や製本をされていた場合、業者委託に必要な経費も削減いただけます。
さらに、改版を行うたびに発生してしまう社内作業の人件費や外部委託費を抑制し、使えば使うほど抜群の費用対効果を発揮する規程管理システムです。

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規程管理システムの特徴と機能

インデントや条項番号の自動設定機能で簡単に規程を編集・作成!

規程本文の条項の追加・削除に応じて、番号を自動付番し、ユーザー様独自のインデントルールに自動で調整することができます。 部署や担当者の違いによる書式のばらつきも、本システムで手軽に書式を統一することが可能です。

新旧対照表をワンクリックで自動作成!

現行規程に対し、改定案や旧版規程などと比較できる「新旧対照表」を、ボタンひとつで自動作成することができます。未改定部の非表示設定や色づけなどのメンテナンスも容易に行えます。会議資料、配布資料のためのプリントアウトも可能。データ作成作業が大幅に軽減されるだけでなく、「なぜ変更したか?」などを備考に追記できる機能の活用で、より明確で分かりやすい資料作成が簡単に行なえます。

規程毎の新旧履歴データを一元管理!

各規程の旧々版、旧版、現行版、改定作業版などの新旧履歴データもシステムで一元管理。データの混乱や消失問題を解決します。

改定時の関連規程チェック機能

ある規程の改定作業を行った場合、その規程に関連した他規程がある場合には、それらの関連した規程をピックアップして一覧表示が可能。関連規程の改定漏れを防ぎます。また、全規程の本文全体を対象に検索がかけられますので、用語の修正漏れなどのチェックにも便利な機能です。

公開タイマー設定で、常に最新の規程を自動Web公開!全文検索にも対応!

閲覧用のWebサイトで常に最新の規程を公開・閲覧が可能です。新規程や改定時の公開の際に、予めタイマーを設定しておくと、適切な日時にシステムが自動で公開します。 また、閲覧用のWebサイトでは、体系別、50音別、キーワードでの全文検索機能により、目的の規程を簡単かつスピーディに探し出すことができます。 規程集の制作・配布コストや、問合せによる対応業務を大幅に削減することができます。

ID・パスワードによるユーザー管理で、改定作業の分担・効率化!

使用者ごとにIDとパスワードを設定し、作成権限(新規作成・改定作業)、改定確定権限、公開権限など、使用権限範囲も柔軟に設定可能です。また、人事労務関連規程は人事部、経理関係規程は経理部など、所管部署ごとに操作可能な対象規程を設定することもできます。

その他の基本機能

規程の新規作成・改廃に関する機能
規程本文編集機能 ・画像、表、ファイル(PDF,Word,Excel等)添付が可能
・関連する規程間のリンク設定が可能
表記ゆれチェック 「及び」と「および」、「取り扱い」と「取扱い」など、
発生しがちな【表記ゆれ用語】の複数登録とチェックができます。
文字列置換 ・事前登録した複数文字列の一括置換(規程単位)
・複数規程に対する対象文字列の一括置換
日時指定による自動公開・廃止 タイマー設定による規程の公開・廃止が可能
規程の閲覧・検索に関する機能
更新情報 直近に新規作成・改定した規程を一覧表示
規程毎の印刷画面表示 各々の規程の印刷も可能

保守体制

ご利用状況に応じた保守サービスを提供しております。
詳しくは下記お問合せ先にご連絡ください。

お問合せ

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