規程管理システム
各種規程や事務取扱要領、マニュアルを一元管理
作成・改定から閲覧・周知まで、規程管理業務を効率化します
規程管理システムについて
企業が取り扱う規程や事務取扱要領、ISO文書などは年々増加し、コーポレートガバナンスやコンプライアンスが重視される現在、より厳正で適切な管理が求められています。しかし、これらを手作業で安全に管理するには、多くの手間とコストがかかるのが現状です。
規程管理システムは、社内の規程はもちろん、事務取扱要領やISO文書など、各種規程の作成・編集・改定から履歴管理、廃止までを一元的に管理できるシステムです。
インデント設定や表記ゆれ修正、新旧対照表の自動作成、版管理など、管理者向けの便利な機能に加え、従業員様は閲覧機能により常に最新の規程を確認できるなど、作成・管理面の省力化と、利用者側の利便性を同時に実現します。
規程管理システムでの管理に最適な文書
◆ 金融機関：規程、事務取扱要領、手順書、マニュアル類 等
◆ 企業 （管理・総務系）：定款、規程/規則、（品質管理/生産管理）：ISO文書、生産/品質管理マニュアル 等
◆ 学校法人：規程、学則、校則 等
- 管理が大変
- 文書台帳を手書きで行っているため、ミスが起こる。
- 版の管理が大変
- 文書が各営業所に分散している
- 誤廃棄・行方不明（紛失）が起こる
- 法定保存文書の年限管理が大変
- 保管スペースがない
- 改定時の差替作業が大変。どれが最新か分からなくなっている。
- 費用がかかる
- 維持・管理コスト
- 改定時の印刷コスト
- 配布・差し替え作業にかかる人的コスト
- 編集が大変
- 作業する人によってレイアウトや文言にずれが生じる
- 手間と時間がかかる
- 関連文書のチェックを忘れて、整合性が取れなくなっている
規程管理システムの導入メリット
簡単に電子化 承認作業もラクラク
作成
複雑な文書スタイル設定が不要！複数の作成者でも統一レイアウトの電子文書が作れます。
・インデントルール統一
・条文追加、削除に伴う条項番号の自動付番
・表記ゆれチェック
公開
目的文書をスピーディに表示！実用的な公開機能で管理者を支援します。
・全文検索
・関連規程リンク
・グループ別公開
・タイマー設定で新版を自動公開
改定
効率的に素早く、正確に文書改定が行える機能が豊富！
改定箇所の確認や承認の簡素化も可能です。
・全文検索
・全文置換
・履歴管理
・関連規程チェック
権限設定で安心･安全
使用者ごとのID・パスワード設定はもちろん、作業内容や部署ごとでの権限設定が可能です。
閲覧側では「閲覧のみ」の権限設定により誤操作による不必要な改定を防ぎ、管理側では、グループ別公開機能による組織内での情報制限や、登録済み文書の誤廃棄・紛失を防止するチェック機能が備わっています。
本稼働までの立ち上げが早い
導入から本稼働までの立ち上げが早く、最短3ヶ月※で運用を開始いただけます。
※本稼働までの期間は、管理文書点数により異なります。
低コストで導入 ペーパーレスでランニングコストも削減
印刷物ではなくWebブラウザにて作成・管理・閲覧が行え、ペーパーレスにも貢献します。
社内印刷や配布、差し替え作業にかかる手間と時間をカット。社外にて印刷や製本をされていた場合、業者委託に必要な経費も削減いただけます。
さらに、改版を行うたびに発生する社内作業の人件費や外部委託費を抑制し、使えば使うほど抜群の費用対効果を発揮する規程管理システムです。
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規程管理システムの特徴と機能
自動付番・インデント調整
あらかじめ使用する見出し体系や、全角・半角、空白などの表記ルールをシステムに登録することで、編集者を問わず文体を統一できます。
表記ゆれの統一・文字の一括置換
「及び」や「又は」など、漢字・ひらがなで表記ゆれが生じやすい語句は、あらかじめ登録しておくことで、システムが自動で検出し、指定した表記へ一括で置換できます。あわせて、部署名や元号などの変更が発生した際も、対象文字列を検索してまとめて置換することが可能です。
新旧対照表の自動出力
規程改定時に必要となる新旧対照表を、ボタン操作ひとつで自動作成できます。出力範囲は、規程全文や変更箇所のみなど用途に応じて柔軟に設定可能です。さらに、RTF形式での出力にも対応しており、出力後はWordでの編集や加工も行えます。
閲覧システム
従業員様が規程を確認する際に利用できる閲覧システムです。キーワード検索はもちろん、施行予定一覧や新旧対照表の確認にも対応しており、常に最新の規程をスムーズに参照できます。
その他の基本機能
| 規程の作成・編集に関する機能 | |
|---|---|
| 法改正情報のアナウンス | 人事労務に関する法改正があった場合に変わる内容や変更アドバイスの情報が配信されます |
| 規程ごとの版管理 | 旧版から現行版、改訂版など一元管理が可能です |
| 改定時の関連規程チェック機能 | 改定した規程と関連している規程をピックアップして改定漏れを防ぐことができます |
| 日時指定による自動公開・自動廃止 | 閲覧サイトでは常に最新の規程を公開・閲覧することができます |
| 規程の閲覧に関する機能 | |
| 更新情報 | 直近で新規作成や改定があった規程の一覧が表示されます |
| お気に入り登録 | よく見る規程などを登録することができます |
| 施行予定一覧 | 新しい規程を事前に告知して確認することができる機能です |
